院内コミュニケーションが悪い医院に足りない仕組み～「仲が良い」だけでは情報は共有されない～

「スタッフ同士のコミュニケーションが悪い」

医院の組織づくりでは、よく聞かれる悩みの一つです。

必要な情報が伝わっていない、スタッフによって言っていることが違う、伝言を頼んだのに相手へ届いていない。このような問題が続くと、「もっとコミュニケーションを取ろう」とスタッフへ呼び掛けたくなります。

しかし、院内コミュニケーションの問題を、スタッフ同士の仲の良さや個人の意識だけで解決しようとしても限界があります。

必要なのは、「誰が、誰に、何を、どのように伝えるのか」という情報共有の仕組みです。

今回は、院内コミュニケーションが悪い医院に足りない仕組みについて考えてみましょう。

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院内コミュニケーションが悪い医院に足りない仕組み

口頭だけの情報共有に頼らない

忙しい医療現場では、口頭だけの伝達には限界があります。

• 重要な情報は記録に残す
• 情報共有の方法を統一する
• 緊急度によって伝達方法を分ける
• 誰が確認したか分かるようにする

「○○さんに伝えておいて」と頼んでも、診療が忙しくなれば忘れてしまうことがあります。また、何人ものスタッフを経由するうちに、最初とは違った内容で伝わることもあります。口頭で伝えること自体が悪いのではありません。

重要な情報については記録にも残し、「言った・聞いていない」を防ぐ仕組みをつくることが大切です。

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情報を「全員に伝える」だけでは不十分

情報共有というと、何でも全スタッフへ伝えようとする医院があります。

• 誰に必要な情報なのかを考える
• 必要な人へ確実に届ける
• 情報の重要度を整理する
• 確認が必要な事項を明確にする

情報量が多過ぎると、本当に重要な情報が埋もれてしまいます。全員が知るべきこと、職種ごとに必要なこと、担当者だけが知ればよいことを整理することも必要です。情報共有の目的は「たくさん伝えること」ではありません。

必要な情報が、必要な人へ、必要なタイミングで届いている状態をつくることです。

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ミーティングだけではコミュニケーションは改善しない

「コミュニケーションを良くするためにミーティングを増やそう」と考えることがあります。しかし、集まる回数を増やすだけでは問題は解決しません。

例えば、一部のスタッフだけが発言し、他のスタッフは聞いているだけ。院長からの連絡事項を伝えて終了。このようなミーティングでは、現場で起きている問題やスタッフからの情報は十分に共有されません。

大切なのは、ミーティングの目的を明確にすることです。

「決定事項を共有する」「現場の問題を報告する」「改善策を話し合う」など、何のための時間なのかを決めておけば、必要な情報が集まりやすくなります。

さらに、話し合った内容は記録し、「誰が・いつまでに・何をするか」まで決める必要があります。コミュニケーションとは会話の量を増やすことではなく、必要な情報が行き来し、次の行動につながる状態をつくることなのです。

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情報が双方向に流れる仕組みをつくる

院内コミュニケーションでは、院長からスタッフへの情報だけでなく、スタッフから院長への情報も重要です。

• 朝礼やミーティングの役割を決める
• 現場から報告する機会をつくる
• リーダーを通じた報告経路を整える
• 共有した情報への対応結果を伝える

院長が方針や指示を伝える仕組みはあっても、現場で起きていることを院長へ伝える仕組みがない医院もあります。また、スタッフが問題を報告しても、その後どうなったのか分からなければ、「言っても変わらない」と感じるようになります。

情報が上から下へ流れるだけではなく、下から上へも流れ、さらに結果が現場へ戻る循環をつくることが重要です。

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まとめ

院内コミュニケーションが悪いとき、スタッフに「もっと声を掛け合おう」「仲良くしよう」と求めるだけでは十分ではありません。

口頭だけに頼らない情報共有、必要な人へ情報を届けるルール、目的を明確にしたミーティング、現場から院長へ情報が上がる経路など、コミュニケーションを支える仕組みが必要です。

スタッフ同士の相性や性格に左右されず、必要な情報がきちんと伝わる状態をつくることが組織づくりでは重要です。良いコミュニケーションとは「よく話す組織」ではなく、「必要な情報が正しく行き来する組織」と考えてみましょう。

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