退職するスタッフの引き継ぎを本人任せにしてはいけない理由～業務の混乱を防ぐ組織的な引き継ぎの進め方～

「退職するスタッフに引き継ぎを任せたけど、十分にできていなかった」

「辞めてから、本人しか知らない業務が次々と見つかった」

スタッフの退職に伴う引き継ぎで、このような経験はないでしょうか。

特に少人数の医院では、一人のスタッフが複数の業務を担当していることも多く、退職後に思わぬ問題が発生することがあります。

大切なのは、引き継ぎを退職者個人の責任にせず、医院全体で管理することです。

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退職するスタッフの引き継ぎを本人任せにしてはいけない理由

引き継ぎを本人任せにすると起こる4つの問題

退職するスタッフに引き継ぎを一任すると、業務に支障が出る可能性があります。

• 引き継ぐべき業務に漏れが生じる
• 重要な情報が共有されない
• 後任者によって業務の進め方が変わる
• 退職後に確認できない問題が発生する

例えば、受付スタッフが退職した後、特定の患者さんへの対応方法や予約管理の細かなルールが分からなくなることがあります。

本人にとっては当たり前の業務でも、ほかのスタッフが知らないことは少なくありません。

引き継ぎの問題は、退職者の責任感だけでなく、医院の業務管理体制にも原因があるのです。

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引き継ぎで確認しておきたい4つの項目

引き継ぎを確実に行うためには、まず担当業務を整理することが必要です。

• 日常的に担当している業務
• 月次・年次など定期的に発生する業務
• 患者さんや取引先との継続案件
• 業務マニュアルや各種データの管理状況

例えば、日々の受付業務は引き継げていても、月末の集計作業や定期的な発注業務が漏れている場合があります。

また、業務に必要なシステムの利用権限や、院内で管理すべき情報の保管場所も確認しておきたいところです。

目に見える日常業務だけでなく、定期業務や例外的な対応まで整理することが重要です。

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引き継ぎは「説明した」だけでは終わらない

引き継ぎでよくあるのが、退職者が後任者に業務を説明しただけで、完了したと判断してしまうケースです。

しかし、説明を受けたことと、実際に業務ができることは別です。

例えば、予約管理の方法を一通り説明されても、患者さんから急な変更依頼があったときに、後任者が適切に対応できるとは限りません。

そのため、退職者が説明した後に、後任者が実際に業務を行い、問題なく対応できるか確認することが大切です。

また、後任者が決まっていない場合には、業務内容を文書化し、複数のスタッフが確認できる状態にしておく必要があります。

引き継ぎが不十分なまま退職日を迎えないよう、院長や責任者が進捗を確認することも欠かせません。

引き継ぎの完了とは、退職者が説明を終えたことではなく、医院がその業務を継続できる状態になったことです。

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医院として引き継ぎを管理する4つの取り組み

退職時の混乱を防ぐためには、医院として引き継ぎの手順を決めておくことをおすすめします。

• 引き継ぎ項目を一覧表にまとめる
• 業務ごとに後任者と確認担当者を決める
• 退職日から逆算してスケジュールを組む
• 後任者による実務確認を行う

例えば、退職が決まった段階で担当業務を洗い出し、誰に、いつまでに、何を引き継ぐのかを一覧表にまとめます。

そのうえで、院長や責任者が進捗を確認し、必要に応じて業務の分担を見直します。

また、退職者しか分からない業務が多い場合には、普段から業務の標準化やマニュアル整備を進めることも必要でしょう。

退職時だけでなく、日頃から誰か一人に業務が集中しない組織をつくることが大切です。

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まとめ

スタッフの退職に伴う引き継ぎを本人任せにすると、業務の漏れや情報不足が発生する可能性があります。

引き継ぐ内容を整理し、後任者と確認担当者を明確にすることが重要です。

また、説明しただけで終わらせず、実際に業務を継続できるか確認する必要があります。

引き継ぎは退職者個人の仕事ではなく、医院の業務を守るための組織的な取り組みです。

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