クリニックの事務長シリーズ➁──任せ方と管理のバランス

事務長を迎えたからといって、すぐに全業務を任せられるわけではありません。
業務移譲には段階があり、その進め方を間違えると、事務長本人も混乱し、院長との信頼関係にもひびが入ります。

さらに、任せすぎによる管理不行き届きが、思わぬリスクを招くこともあります。
今回は、事務長への業務移譲をスムーズかつ安全に進めるためのポイントを解説します。

クリニックの事務長シリーズ➁──任せ方と管理のバランス

1. 移譲の基本原則

事務長への業務移譲は「小さく始め、大きく育てる」ことが鉄則です。
まずは業務の一部を任せ、結果を確認しながら範囲を広げていきます。
移譲の際は以下の3原則を押さえましょう。

• 目的を共有する：業務の背景や最終ゴールを説明する
• 成果基準を明確にする：数値や行動基準で評価できる状態にする
• 報告ルールを決める：週次・月次で報告の形と内容を固定する

---

2. 段階的な移譲ステップ

1. 補佐から始める
   院長や既存責任者と一緒に業務を行い、流れを理解してもらう。
2. 部分的な担当
   特定の分野（例：物品管理、シフト作成）を一任する。
3. 成果責任の付与
   数値目標や改善案の提出を求め、結果まで責任を持たせる。
4. 全体統括
   複数分野を束ね、現場全体の改善・運営を任せる。

---

3. 任せすぎによるリスクと管理の必要性

事務長による横領事件は全国的に後を絶ちません。長年勤務し信頼されていた人物によるケースも多く、発覚までに数年を要することもあります。
「信頼しているから任せきり」は、院長として危険な判断です。
任せることと、監督を放棄することは別物です。以下のような管理を習慣化しましょう。

• 銀行明細と帳簿の月次照合を院長自身が確認
• 支払や振込には必ず二重承認を設定
• 年1回以上の外部監査や税理士チェックを活用

これらは不信感を示す行為ではなく、健全な組織を守るための基本です。

---

4. 信頼関係を損なわない管理のコツ

• 管理ルールは事務長就任時に「医院の標準ルール」として提示
• 点検や承認は“抜き打ち”ではなく“定期ルーティン”として行う
• 管理項目を「事務長の仕事の一部」と位置づけ、負担感を減らす

こうすることで、事務長本人も「院長が自分を監視している」のではなく「組織の仕組みとして行っている」と理解できます。

---

5. 管理と信頼のバランスが医院を守る

事務長に業務を任せる最大の目的は、院長が診療や戦略に集中できる時間を増やすことです。
しかし、そのために医院の財務や情報を完全に一任してしまえば、思わぬリスクを招く可能性があります。
信頼と管理を両立させることが、長期的な組織安定の鍵です。

---

まとめ

事務長への業務移譲は、スモールスタートと段階的な拡大が基本です。
そして、信頼を前提にしながらも、金銭や重要データは必ず院長が定期的に確認する仕組みを残すこと。
この「任せる」と「管理する」のバランスこそが、事務長と院長の健全な関係を保ち、医院を守る土台となります。

次回は「事務長の評価制度と成長支援の方法」を解説し、事務長を組織の要として育てるポイントをご紹介します。

---

無料リソースのご案内

組織力を強化し、医院の成長を加速させたいとお考えの院長へ。
経営の現状と改善ポイントを客観的に把握できる「BSCチェックリスト（75％公開版）」を無料でご提供しています。
ぜひ下記ボタンより請求し、自院の組織づくりにお役立てください。

---

▶ 「組織づくり」カテゴリの関連記事を探す
▶ カテゴリ検索・人気記事などコラムのトップへ戻る

グロースビジョンでは読み物として得た知見を、実際の医院改善に活かすための【無料ツール・サポート】をご用意しています。
先生の大切な１歩を支援します。お気軽にどうぞ。