予約を埋めたいときに有効な電話トーク

2025年11月21日

医院の予約枠には、どうしても埋まりづらい時間帯や、直前キャンセルでぽっかり空く枠が生まれることがあります。そのまま空席にしてしまうのは機会損失ですが、電話対応での「ひと言の工夫」によって自然に予約を埋めることができます。

無理な案内や営業色の強い誘導は逆効果ですが、患者さんの希望を尊重しながら上手に提案することで「気遣ってくれた」「助かった」という印象にもつながります。

本記事では、予約を埋めたいときに使える実践的な電話トークをご紹介します。

予約を埋めたいときに有効な電話トーク

なぜ「提案のひと言」で予約が埋まるのか

患者さんは、「いつ来ればよいか」「都合の良い時間は取れるか」など、判断に迷うことが多くあります。受付から自然な形で提案されることで、安心して予約を決めるきっかけになります。

● 患者さんは「案内される側」の方が決めやすい
● 空き枠があることを伝えるだけでも選択肢が広がる
● 予約調整をしてくれる医院＝丁寧な印象を与えられる
● 希望に寄り添う対応が「満足度」に変わる
● 無理のない提案は、感謝されやすい

「押しつけ」ではなく「気遣いの提案」が決め手です。

自然に予約につながる電話トーク例

「こちらから誘導している」と思わせず、患者さんにとってメリットのある形で伝えることがポイントです。

● 「ちょうど〇時台に空きが出ましたので、ご都合いかがでしょうか？」
● 「キャンセルがありましたので、少し早めのご案内が可能です」
● 「前回よりスムーズな時間帯をご案内できます」
● 「お急ぎでしたら本日の〇時がご案内できます」
● 「来院が難しい場合は、次回以降の候補もご提案できます」

提案は短く、明るく、押しつけがましくなく。

予約提案で信頼を高めるコミュニケーション

予約を埋めることが目的でも、医院都合だけが前面に出ると患者さんの抵抗感につながります。大切なのは「患者さんの利便性が中心」であること。
提案のひと言が負担ではなく、むしろ安心や助けになるように、声のトーン・言葉選び・スピード感が鍵になります。時間を奪うのではなく、「選択肢を増やす」に徹することで、自然な予約につながります。