属人業務を見える化する 　―「あの人がいないと回らない」を構造として分解する

「あの人がいないと回らない」——この状態は、多くの医院で“仕方ないこと”として放置されています。実際、優秀なベテランや気の利くスタッフがいる間は、表面的には回ります。

しかし、その安定は非常に脆く、休職・退職・異動の瞬間に一気に崩れます。属人化は能力の問題ではなく、構造の問題です。重要なのは、本人を責めることでも、頑張りに期待することでもありません。業務を見える化し、「なぜその人に集中しているのか」を分解することです。

本記事では、属人業務を最速で見える化する考え方を整理します。

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属人業務を見える化する 　―「あの人がいないと回らない」を構造として分解する

1. 属人化は「仕事の量」ではなく「仕事の形」で起きる

属人化が起きている医院では、単に仕事が多いのではなく、仕事の形が“その人仕様”になっています。判断が必要、例外が多い、暗黙知が多い。こうした業務は、引き継ぎが難しく、結果的に特定の人に固定されます。
まず理解すべきは、属人化の正体が「能力依存」ではなく「構造依存」だということです。

• 判断基準が言語化されていない
• 手順が場面ごとに変わる
• 例外対応が積み上がっている
• 相談先が固定されている

この状態では、誰かが代わろうとしても、業務の入口で止まります。属人化は、人の問題ではなく、業務の設計不在が生んでいるのです。

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2. 「できる人」ほど属人化を加速させてしまう

属人化が放置される大きな理由は、できる人が“善意”で穴を埋め続けるからです。患者対応が早い、調整が上手い、ミスが少ない。結果として、その人に頼る回路が組織の中に出来上がります。
ここで厄介なのは、誰も悪意がないことです。むしろ、全員が「助かった」と感じるほど、属人化は深く進行します。

• 相談が全部その人に集まる
• トラブル対応が専任化する
• 引き継ぎが後回しになる
• 仕組み化の動機が消える

こうして「できる人」がボトルネックになった瞬間、組織は一気に不安定になります。属人化は、優秀さが原因ではなく、頼り方が設計されていないことが原因です。

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3. 見える化とは「作業一覧」ではなく「判断と例外」を出すこと

属人業務の見える化で最も多い失敗は、作業を羅列して満足してしまうことです。チェックリストや業務一覧を作っても、属人化は解消しません。

属人化を生んでいるのは、作業そのものではなく、「どこで判断しているか」「どんな例外があるか」「何を基準に切り替えているか」という部分だからです。

ベテランが強いのは、手を動かす速さではなく、状況判断の蓄積です。だから見える化すべきは、手順だけではなく、判断ポイントと例外処理です。ここが見えた瞬間に初めて、引き継ぎ可能な形に分解できます。

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4. 本当の第一歩は「属人業務を分解できる単位」に切ること

属人化を最速で解体するには、いきなりマニュアル化しようとしないことです。まずは、属人業務を“分解できる単位”まで落とし込みます。
そのためには、業務を「作業」「判断」「例外」「連携」に分けて切り出します。

• 作業：誰でもできる手順に落とせるか
• 判断：基準を言語化できるか
• 例外：頻出パターンを分類できるか
• 連携：前後工程と責任範囲を切れるか

この切り分けができれば、属人業務は“引き継げる仕事”に変わります。見える化は目的ではなく、再現可能にするための分解作業です。ここを丁寧にやるほど、次のステップ（基準共有・権限設計）が一気に進みます。

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まとめ

「あの人がいないと回らない」という状態は、優秀なスタッフがいる証拠ではありません。組織としての設計が追いついていないサインです。

属人化は、仕事量の問題ではなく、判断・例外・連携がその人の頭の中に閉じていることによって起きます。だからこそ、見える化の本質は作業一覧ではなく、判断ポイントと例外処理を取り出すことにあります。

属人化を放置すると、休職や退職の瞬間に業務が止まるだけでなく、院長判断が増え、現場は不安定になります。一方、属人業務を分解できる単位に切り、再現可能にしておけば、誰が担当しても一定の品質が保てます。これは人の頑張りに頼らず、組織として回る状態です。

組織化の最初の一歩は、マニュアルを作ることではありません。属人業務を構造として分解し、引き継ぎ可能な形に変えること。

ここを押さえれば、次のステップは自然に進みます。

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